شش سیگما( Six Sigma )

شش سیگما یك ضرورت و نه انتخاب

مقدمه

امروزه بهبود بهره وری یكی از مهمترین اهداف سازمانها و موسسات می باشد. اغلب سازمان ها به منظور افزایش بهره وری و نهایتا دستیابی به مزیت رقابتی جهت ماندگاریپایدار در عرصه تجارت جهانی ، بخش وسیعی از تمركز و توجه خود را به رفع مسائل ،مشكلات و نقاط ضعف موجود در سیستم ها و فرایندهای خود می نمایند،كه رویكردی استمنطقی . تنوع ابعاد وماهیت مسائل و موانعی كه سازمان با آنها روبروست ، ایجاب می كند كه مدیران سازمانهااز ابزارهای مختلفی جهت رفع موانع موجود استفاده نمایند . ابزارهایی كه هرچندبكارگیری هر كدام از آنها در نهایت موجب بهبود در سازمان و فرایندهای آن خواهند شداما رویكرد و كانون توجه شان متفاوت است . سازمانها بایستی درك درستی از مسائل ومشكلات خود داشته باشند همچنین از ماهیت و شیوه عملكرد ابزارهای حل مسئله نیز اطلاعداشته باشند . تا با انتخاب و بكارگیری صحیح این ابزارها ، بتوانند به طور اثر بخشیبه رفع مشكلات و ایجاد بهبود مستمر در سازمان اقدام ورزند .

در حال حاضر روش های مدیریت نوین فراوانی از قبیل six sigma،5s،كایزن و ...........بوجود آمده و رشد یافته اند كه از آنها می توان برای بهبود بهره وری استفاده نمود. برای این منظور ممكن است یكی از روشهای بهبود بهره وری

شش سیگما باشد.

درسالیان اخیر مبحث شش سیگما برمبنای منطق(DMAIC)مطرح شده كه به عنوان یكی از تكنیكهای بهبود و ابزارهای مهندسی كیفیت،ابتدا در صنایع تولیدی با تمركز برنیازهای مشتری تعریف شده،اما می تواند در سازمانهای خدماتی و دولتی نیز كاربرد داشته باشد.به شرط آنكه متناسب با شرایط اینگونه سازمانها بومی شده و در كنار متدهای دیگر بهره وری (مانند كایزن) بكار گرفته شود.

شش سیگما یك رویكرد تجاری چندوجهی و همه جانبه است كه به منظور حركت در مسیر تعالی سازمانی، در صورت بهره گیری درست از آن می تواند نقش اساسی ایفا كند. اگرچه به ظاهر، یك فرآیند و تفكر آماری را تداعی می كند ولی به واقع می خواهد در جاده های كیفیــــت و تعالی از طریق آسیب شناسی متدولوژی، شناسایی نقاط قوت و فرصتهای بهبود، مسیر حركت و استقرار سیستم های كیفیت را به سمت خطای صفر ترسیم سازد و هدف عملی آنها رسیدن به سطح كیفیت شش سیگما یعنی 4/3 خطا در میلیون است.

تعریف six sigma
سیگما(σ )یكی ازحروف الفبای یونانی و از شاخصهای مهم پراكندگی به نام انحراف معیار و در واقعمقیاسی برای سنجش انحراف است. سیگما بیانگر آن است كه یك فرآیند چه اندازه از حالتمطلوب خود منحرف شده است، لذا در واقع استعاره ای است برای دقت فوق‌العاده در كاهشهزینه‌های كیفیت.شش سیگما همچنین یك فلسفه مدیریتی است كه برروی حذف نقص ها از طریق عملكرد تمركز می كند كه برفهم ، اندازه گیری وبهبود فرآیند تاكید می كند.

شش سیگما یعنی رسیدن به سطحی از كیفیت تولیدات و ارایه خدمات كه خطای فرآیندهای كاری به میزان 4/3 در یك میلیون موقعیت كاهش یابد . شش سیگما یك فلسفه است چون به كمك آن خطای كمتری در كار ایجاد میگردد ، یك اندازه گیری آماری است چون به دقت اندازه گیری محصول , خدمت و فرآیند كمك میكند ، یك ابزار اندازه گیری است چون سیستم اندازه گیری ایجاد میكند و در نهایت یك استراتژی تجاری است ، چون كیفیت بالا ، هزینه را كاهش میدهد رویكرد شش سیگما كاهش مشخص خطاهای( variation) سازمان و رسیدن به سطح 6 سیگما در كیفیت می باشد منظور از كاهش خطا در سازمان كاهش خطا در فرآیند ها است در واقع محور بررسی و تحلیل ها در شش سیگما فرآیند می باشد و نه افراد . تمركز سازمان برای كشاندن سطح كل به سطح شش سیگما با تمركز بر فرآیند آغاز می گردد لذا تدوین فرآیندهای واقعی اصلی از اهمیت ویژه برخوردار است

یكی از دلایل توجه به شش سیگما تمركز این مدل بر نیازمندیهای ارباب رجوع و رضایت مشتری می باشد و به عبارت دیگر منطق حاكم بر شش سیگماكه به اختصار (DMAIC)نامیده می شود و برروی تعریف مسائل و مشكلات ایجاد شده كه به رضایت مشتری تاثیر می گذارد می باشد.

موفقیت شش سیگما

اجرای موفق شش سیگما بستگی به ارتباط مفاهیم زیر دارد.

  • ·تعهد بسیار مشهود مدیریت با نگرش بالا به پایین.كاركنان باید راهبری و هدایت فعالی را در طول اجرای پروژه هااز سوی مدیریت ارشد سازمان شاهد باشند.
  • ·یك سیستم اندازه گیری برای ردیابی و دنبال كردن پیشرفت .این امر یك تصور ملموس از تلاش های سازمان را ایجاد می نماید.
  • ·الگوبرداری داخلی و خارجی از محصولات ،خدمات و فرایندهای سازمان.این اطلاعات زمانیكه سازمان شروع به بحث و درك راجع به موقعیت واقعی بازار فروش نمود منجر به بروز تحولی بسیار چشمگیر می شود. این تجربه منجر به شكل گرفتن سازمان براساس فلسفه حل مساله می شود.
  • ·آموزش كلیه سطوح سازمان .بدون آموزش های لازم افراد نمی توانند نگرش و فلسفه بهبود را كاملا درك نمایند.

تاكتیكهای شش سیگما

هدف بنیادی روش شش سیگما اجرای راهبردی مبتنی بر اندازه گیری عملكرد است و از طریق اجرای پروژه های بهبود دهنده شش سیگما سعی در كاهش نوسانات فرایند و بهبود آن دارد. این كار به كمك دوروش فرعی در شش سیگما انجام می شود:DMAICوDMADVو...............

یكی از ابزارهای اجرای شش سیگما چرخهDMAIC می باشد.چرخهDMAIC متدولوژی نتیجه گرایی می باشد كه پروژه های شش سیگما بر مبنای آن انجام می گیرد بعبارتی ساده تر چرخهDMAIC روش سیستماتیك و منظمی است برای حل مسائل و پیشبرد این دست از پروژه ها. DMAIC مخفف كلماتDEFINE(تعریف)،MEASURE(اندازه گیری)،ANALYZE( تحلیل)، IMPROVE ( بهبود )،CONTROL (كنترل)، می باشد چرخهDMAIC یك رویكرد ساخت یافته ،منسجم و همه جانبه برای بهبود فرایند است و شامل 5 فاز ذكر شده ذیل می باشد كه هر فاز بطور منطقی همانطور كه به فاز بعدی مرتبط است به فاز قبلی نیز مربوط می باشد . دلیل دنبال كردن چنین متدولوژی منسجمی رسیدن به هدف متعالی شش سیگما با 4/3 واحد فراوانی در میلیون می باشد.


«شكل 1- چرخهDMAIC - D(Define) M(Measure) A(Analyze) I(Improve) C(Control

فاز فعالیت ابزاركیفیت مورد استفاده نتیجه
فاز یك(تعریف) شناسایی پروژه،مالك پروژه- تعیین نیاز مشتری- تعریف مساله،اهداف و منابع پروژه- تعریف ذینفعان-ترسیم نقشه فرایند منشور پروژه-تحلیل ذینفعان-نقشه كلی فرایند-صدای مشتری- نمودار وابستگی شناسایی اهمیت پروژه-حامیان ،مشاوران و رهبران- نوع فرایند ومیزان بازده فرایند
فاز دو(اندازه گیری) تعیین ورودی و خروجی پروژه-انجام تعریف عملیاتی متغیرها-برقراری استانداردهای عملكردو تدوین طرح نمونه برداری و جمع آوری داده ها برنامه و فرمهای جمع آوری داده ها-نمودارهای كنترل،فراوانی،پارتو-ماتریس اولویت بندی –قابلیت فرایند شناسایی مشكلات فرایند،شنماسایی الگوی داده هاو قابلیت فعلی فرایند
فاز سه(تحلیل) الگوبرداری فرایند-برقراری روابط علی با استفاده از داده ها-تحلیل نقشه فرایندتعیین علل ریشه ای مشكلات نمودارهای وابستگی ،علت و معلول،كنترل،جریان و فراوانی ،پارتووبارش افكار شناسایی علل بالقوه،سرمایه گذاری بر روی علل وچگونگی تغییر داده ها
فاز چهار(بهبود) توسعه راه حلها- ارزیابی ریسك و موفقیت راه حلها-صحه گذاری راه حلها-اجرای راه حلها و تعیین اثربخشی آنها طرح آزمایشات- آزمون فرض- تحلیل ذینفعان- جلسات بارش افكار- اجماع شناسایی راه حلها – معیارهای انتخاب و امتیاز دهی راه حلهاوپیاده سازی
فاز پنج(كنترل) تعیین كنترلهاو اندازه گیری های مورد نیاز- اجرای كنترلها-نمایان ساختن منافع حاصل از اجرا- ختم پروژه و انتقال اطلاعات نتایج آن كنترل آماری فرایند- نمودارهای كنترل-برنامه اجرایی خارج از حدود كنترل وتغییرات در طراحی بمنظور حذف نقایص چگونگی استاندارد سازی روشهای جدید- نحوه نظارت بر فرایند هاو نحوه بهبود فرایندها

مراحل پنج گانه تاكتیكهای شش سیگما(فعالیت ،ابزارهاو نتایج هر مرحله)

یكی دیگر از ابزارهای اجرایی شش سیگما چرخهDMADVمی باشد كه در جهت توسعه فرایند یا ساخت محصول جدید بكار برده می شود و همچنین این چرخه در مواقعی كه یك فرایند نیاز بیشتری به افزایش بهبود دارد،نیز بكار برده می شود .چرخهDMADVعبارتند از :تعریف ،اندازه گیری،پردازش،طراحی و بازبینی.

ساختار شش سیگما

اگر چه بسیاری از افراد سازمان به نوعی با این موضوع مواجه خواهند گردید اما پروژه های شش سیگما از افراد انتخابی استفاده می كند. بسط افراد درگیر در برنامه های بهبود الزاما نتایج مثبتی را به همراه نخواهد داشت.نتایج استقرار شش سیگما در سازمانها شش گروه از افراد را برای درك،آموزش و استقرار و نتیجه گیری پیشنهاد می كند،این شش گروه عبارتند از :

ا- مدیران ارشد: مدیر یا مدیران ارشدی كه نیروی رویكرد به شش سیگما را در سازمان جاری می كنند و نسبت به اجرای آن متعهد و پاسخگو هستند.

2- قهرمانان : افرادی كه وظیفه تهییج ومعرفی فلسفی و فرهنگی شش سیگما را برعهده دارند و راهبران فكری و روحی ایجاد و بسط این روش شناسی هستند.

3 – مدیران كمربند مشكی ها: افرادی كه پروژه ها ی جامع شش سیگما را مدیریت و هدایت می كنند.بالاترین سطح تخصص فنی و سازمانی می باشند و كمربند مشكی ها را تربیت می كنند.

4- كمربند مشكی ها : افرادی كه مدیریت اجرای پروژه های شش سیگما را بر عهده داشته و برنامه های آموزش،معرفی رویكرد و ابزارهای آن را تدوین و اجرا می كنند.

5- كمربند سبزها: افرادی كه هدایت اجزاء پروژه های شش سیگما و استفاده از ابزارهای اصلی بهبود به عهده آنهاست.

6- پرسنل: افرادی كه برنامه های مشخص تعریف شده بهبود را بصورت عملیاتی اجراء می كنند.

مزایای استفاده از شش سیگما

1- بهبود رضایت مشتری. حصول اطمینان از اینكه محصولات و خدمات تولیدی ،خواسته های مشتری را بر آورده می سازد.

2- بهبود كیفیت و كارایی محصولات و كاهش هزینه ها. كاهش ضایعات ،معایب و نوسانات فرایند و صرفه جویی های مالی.

3- حفظ زیر ساخت ها.تعریف نقشه ها وظایف و مسولیتها

4- ایجاد وجوه مشترك به زبان ابزار و نرم افزار ها،متدولوژی

5- شش سیگما هزینه ها را 50 درصد یا بیشتر به واسطه یك خود سرمایه گذاری جهت رسیدن به بهبود كاهش می دهد.

6- شش سیگما رشته بیهودگی را كاهش می دهد (تفكر ناب).

7- شش سیگما تحویل و اجرای كیفیت را بهبود می دهد.

8- شش سیگما فرایندهای بحرانی را كه نیازهای مشتری در آن مسیر قرار دارد را نشان می دهد.

9- شش سیگما 65 درصد محصولات و فرایندها را پرورش می دهد.

10- شش سیگما 65 درصد سرعت بهسازی را به كمك منابع داخلی تسریع می كند.

11- شناسایی نقاط ضعف تیمی وافزایش روحیه كار تیمی